《为什么精英都是Excel控》书评,格式原则与快捷键组合

原创 小斯  2020-06-04 21:22 

看过不少日本作者写的工具书,普遍给人一种非常虚的感觉。一本书,大部分是空话、废话或者神话,但其中一小部分内容却很有价值。

《为什么精英都是Excel控》,作者:(日)熊野整。这本书也不例外。

《为什么精英都是Excel控》书评,格式原则与快捷键组合 Office 第1张

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读完本书的收获

书中关于格式设置的部分,读完有收获,不过并不在于具体格式,而是在于思考方式。关于快捷键,有收获,此前虽然都接触过,但尚未做过分类总结,阅读此书后强化了分类概念,将快捷键分为了Ctrl,Alt,F系列三组,很好。其他内容就没啥感觉了,全书一个多小时就翻完了。

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制定一套标准的格式原则

其实,不仅是Excel,做任何事情,都应该建立一套CAS原则规范。在一套清晰的规范下,每次都可以高效的完成事情。反之,每次做都要重新摸索重新折腾,真是浪费生命。

在Excel中,定好格式规范后,每次按规范来即可。轻松搞定了格式,可以让你将精力专注在内容上。有了规范,做起来方便,重看时也便于理解。

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一些有效的格式原则,尽可能让你的表格一目了然

①. 行高设定为“18”。默认的13.5会让行与行的内容看起来很拥挤,改为18,上下多了留白,看起来更舒服。

②. 统一字体。这个没有统一标准,但你应该建立一套自己喜欢的标准,并且应用这个标准。

③. 数字用千分撇区隔。一位一位去数,实在不明智,加上千位分隔样式后,数值一目了然。

④. 单位要自成一栏。各单位位置前后不一,找起来费劲。单独成栏,一目了然。

⑤. 表格框线:上下粗,其余细。表格中间应该尽量用最细的虚线,应该突出的是内容,而不是线条。

⑥. 文字左对齐,数字右对齐。这是由人惯有的阅读方式决定的:文字的阅读方向是从左到右,数字是从右到左。

⑦. 隐藏网格线。单元格周围的灰线,隐藏起来反而能让内容更显眼。总之,你应该删除一切不必要的线条。

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一些通用原则规范

①. 不需填入内容的单元格用“N/A”标示。“N/A”是“not applicable(不适用)”的缩写,代表此处不需要填入资料。这是个非常深刻但又极易被忽视的原则。✔是明确信息,✘也是明确信息,而空白则让人疑惑。

②. 删除没用的工作表。没用的就删,留在那里,将来就会浪费时间去猜、去点、去验证。

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核心的思想原则

表格上不要出现任何让人生疑的地方。

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快捷键分类

三类快捷键:Ctrl组合、Alt组合、独立键
标示规则:有“+”和没有“+”进行组合。以“Ctrl”+“C”,指按住“Ctrl”键的同时按下“C”键;“Alt”“H”“H”,指依序按下标示的键。

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Ctrl组合键

[Ctrl]+方向键。移动到当前区域的边缘

[Ctrl]+[Shift]+箭头键。连续选择至当前区域的数据底端

[Ctrl]+[+]。在上方插入行,左侧插入列,总之总是朝原点一侧插入行列。

[Ctrl]+[Page Down]/[Page Up]。移动到其他工作表。

[Ctrl]+鼠标滚轮。缩放表格。

8

Alt组合键

Alt是按键提示键。按下Alt键,菜单处出现提示键,根据提示进行依次按键,就可以调用菜单功能。它可以让你用键盘操作所有界面上的功能。

需要哪个菜单功能,继续按键顺序即可。自行实测。

例如,追踪功能:[Alt][M][P]

9

独立键:“F1”到“F12”

F2键,数字检查键

F4键,重复操作键

例如,在某单元格填充了背景色,切换到另一单元格,直接按F4,就能填充相同的背景色……

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