高效使用OneNote，10个实践技巧盘点

上一篇文章（地址：onenote到底有多强大？如何高效应用它？附思维导图），全面盘点了onenote的重要功能。本文关注的是高效的实践应用，围绕“高效”展开。两篇文章各有侧重，但会有一定的重合度。

onenote属于office一员，非常容易上手，几乎不需要任何额外的学习成本就能直接用起来。但上手简单并不代表软件本身很简单，office向来以功能强大著称，onenote当然也不例外。基于onenote优秀全面的功能架构，可发展出很多高效的应用规范或技巧。

目前总结了10个高效应用，后续不定期更新。（限于篇幅，很多功能的具体细节不便于展开，本文重点谈思路，若对细节有疑问，可前往公众号onenote专栏查看相关具体文章。）

1

快捷键：让操作变得更快

将快捷键放在第一个，是因为这是任何人都可以轻松掌握的高效利器。快捷键，小可以节省某个具体操作的时间，大可以彻底改变行为范式。

借助Alt键，onenote可以为所有菜单功能有限自由地定义快捷键；结合三方热键类软件如AutoHotKey，不仅可以完全自由地定义快捷键，而且可以将一系列操作集成在一个快捷键中。（具体用法可参考onenote快捷键系列、AHK系列文章）

例如，在onenote中，默认的6个标题样式的快捷键为Ctrl+Alt+1～6，若熟练后，可以快速添加样式。但客观而言，这个快捷键组合要按下三个键，而这三个键在键盘上的跨度挺大，不算特别方便。

借助AHK，可以将“Ctrl+Alt+1～6”重映射为例如“F1～6”,以后只需按F1就可以为onenote内容添加一级标题。这个映射对我的改变特别大：以前极不喜欢用默认快捷键添加标题样式，现在则特别喜欢用F系列键添加标题，进而还改变了阅读习惯。

再比如，我所有文章都是在onenote中写的，有的文章页面会包含很多图片，要将这些图片导出后上传到网络，怎么做？onenote不支持批量导出图片，但可以先导出word，然后另存为网页，从而得到所有图片文件，这个操作包含了十多个具体步骤，相当繁琐。可以在AHK中记录下这些步骤，然后保存在快捷键如“Ctrl+S”中，以后只需按下该快捷键，就能得到所有图片，而不用自己一步步去选择操作。

2

天然目录层级：构建知识系统

网络时代，我们随时可获取海量的信息，但这些信息充其量只是知识碎片，这些碎片在准确归类到你自己的知识系统之前，几乎没有任何意义。

onenote默认的“笔记本-分区-页面-子页面”的层级结构，是天然的知识管理结构。一般而言，用一个分区来管理一个知识主题绰绰有余。

这个天然的目录层级，可以在正反两个方向发挥作用：拆书、成书。

例如，当需要从零开始建立某个主题例如onenote的知识系统时，可以先做个同主题阅读，阅读过程可以在onenote中进行：

1、拆书：先将书籍导入onenote，然后结合标题样式、标记等工具在阅读过程中对书籍进行拆解。

2、成书：导出阅读笔记，总结后建立自己的onenote知识体系。有了一个完善的知识框架后，今后学到的新知识点都能正确归类到系统中，不断完善系统；而非四处乱放，日益混乱。一个完整的onenote知识系统至少意味着一本书的体量了，成书就是这个意思——构建知识系统。

拆书与成书，也是我在onenote中最重要、最常用的两个实际应用。

3

阅读神器：目录与思维导图

上面提到在onenote中阅读一本书，或许会让很多人疑惑不解，那么多现成的阅读APP不用，干嘛要在onenote中阅读？以前我也这么想，但现在主要在onenote中阅读，原因：效率高。（本项会谈谈我的阅读习惯的转变，只是个人经验，或许能为大家扩展一些思路，但毕竟每个人的阅读习惯不同，选择自己觉得有效率的方式便好。）

下图是我在某阅读软件上的阅历，2600多个小时。

某一天，看着这个记录开始反思，投入了这么多时间，到底成长了多少？四处查找一通后突然发现，竟然拿不出任何成果数据来证明自己的成长！之前一直追求阅读量，但忽略了成果输出，读了基本等于白读：只能回忆起一些零碎细节，却无法系统向自己或别人输出观点。

转为onenote阅读后，读完每一本有价值的书，都能立刻输出两项重要成果：思维导图、书评。思维导图专注于建立知识框架，书评则记录阅读感受以及最重要的一些收获。为什么能做到立刻输出呢？得益于onenote中两项基础而重要的功能：标题和标记。

①. 标题。在阅读时同步提取关键词并设置为标题样式，阅读完成后导出标题目录，导入思维导图类软件后瞬间就可以得到初版的思维导图成果。

②. 标记。在阅读时同步添加备注标记，读完后导出摘要页，稍加整理便能形成一篇书评。

转为onenote阅读后，导图和书评都是在阅读完成后瞬间就能得到。而在以前，得先导出阅读笔记，结合阅读笔记和原书，一个个新建节点建立导图，然后再花时间写书评，输出这两项成果几乎要花上和读完全书差不多的时间。

下面这张gif演示了从目录到导图的整个过程，不到一分钟就能搞定。这张图是以前做的，演示效果上有不少细节有待完善，但成图过程已经完整展示出来了。

想象一下，用APP好不容易花了20小时读完一本书，输出成果竟然还需20小时？！哪来这么多时间，当然也就不愿意输出成果了。而用onenote花21小时读完，只需不到一小时就能输出思维导图和书评两项成果，何乐而不为？

目前已经在onenote中读了一百多本书，仔细读完的书也已超过七十本，有价值的书都在读完后同步输出了思维导图和书评，如果对这些阅读成果感兴趣，可以前往公众号“cas01”的“思维导图”专栏查看（文章末尾一般有对应的书评链接），具体书评则放在公众号“小斯想”的“书评”专栏，这些书绝大部分都是在onenote中完成阅读的。

4

标记：从素材到系统

onenote标记和印象笔记标签的定位完全不同：后者针对页面，前者直接应用于具体的段落内容。onenote标记具有两个十分重要的意义：信息分类和任务管理。

下图是onenote自定义标记的所有默认图标，第一列全部是可勾选图标：未勾选代表待办，勾选代表已完成。勾选状态有专门的tagCompleted属性，是可以被识别的。勾选标记，用来做任务管理再适合不过。

此处想强调的是标记的另一个意义：信息分类。前面提到在onenote读完一本书，可以立刻输出一篇书评，怎么做到呢？

我写书评有一套基本的范式：初衷、引题、背景、主线、点评、总结。为以上六点各自建立一个标记，在阅读时同步添加阅读笔记并添加对应标记，读完后，导出摘要页，六类标记对应的笔记就全部提取出来了，稍加整理就能形成一篇完整书评。

每个人都或多或少有一些相对成熟的学习范式，可以将它集成到标记规范中。在onenote中做阅读或总结时，规范地为碎片信息添加标记，然后导出摘要页，立刻就能得到一套系统的输出成果。让标记变得高效起来。

5

链接：打造私人的知识互联网

onenote的链接功能，极其强大却很少被人提及。

互联网，大家很熟悉，而链接则是整个互联网世界的基石，缺了它，“互联网”三个字中的每一个字都不可能实现。互联网是一个由无数页面组成的、通过链接相互交叉连接而成的巨大网络世界，某种程度上代表了整个人类的认知世界。

有意思的是，在onenote中，你完全可以为自己打造一个私人互联网，这个网络则是你个人的认知世界。为什么onenote能做到？因为onenote中也有一套优秀且完备的内链和外链机制。

下面这张gif效果图，详细展示了在onenote笔记容器中输入文本时自动形成链接的三种典型情况：

第一类链接以“http://”开头，属于外链，可以指向互联网上的任何网页；

第二类链接以“file:/”开头，属于外链，可以指向你当前电脑上的任何文件；

第三类链接以“onenote:/”开头，属于onenote内部链接，可以指向onenote中的任何笔记本、分区组、分区、页面、段落等内部对象。

有了这套完备的内链和外链机制，按自己的想法打造互联网即可。

onenote的链接和高效又有什么关系呢？三个重要意义：①. 让系统间的联系变得更紧密，知识点间、学科间，均可以通过链接让彼此建立关联；②. 当知识体系越来越庞大时，通过链接可减少大量冗余信息；③. 建立导航目录。

6

协同：借翅高飞

onenote本身已经足够强大，但基于其强大的底层功能架构，可以和很多第三方软件产生相当高效地协同，让onenote变得更加强大。

office

onenote属于office一员，自然能和家族的其他成员很好地协同工作。

outlook。如果你习惯用outlook管理日程，可以直接在onenote中建立outlook任务，点击可以直接跳转outlook。换句话说，你可以直接在onenote中用outlook管理任务。

word与PPT。打开word或PPT文档，建立onenote停靠窗口，此时在onenote中键入的笔记为链接笔记，链接自动指向当前的word或PPT文档；如果是从文档中复制内容进onenote，链接则可以转至内容来源的具体位置（准确到被选择字符区域）。

Excel。onenote表格几乎没有数据处理能力，如果想在onenote中放一个能随时处理数据的表格呢？简单，插入Excel即可。onenote支持插入任何格式的Excel表，例如，你可以将包含宏模板的表格插入onenote，用Excel处理数据，在onenote中显示结果。

Visio。可以直接将visio成果文件插入至onenote中正常显示，点击图片可以用visio打开源图进行编辑。

AutoHotKey

AutoHotKey（简称AHK）是一款免费的、Windows平台下开源的热键脚本语言。通过发送键盘或鼠标的键击动作命令来实现几乎所有操作的自动化。

关于AHK的具体应用，前面讲快捷键时已经举了两个具体的例子，此处不再赘述。这里想强调的是，AHK的应用并不局限于onenote，它可以在电脑的方方面面大幅提高效率。

而AHK之所以能超大幅度提高onenote使用效率，是基于onenote完美的功能架构：你可以用键盘唤醒onenote中的几乎任意功能！这为AHK自由操作onenote提供了核心基础。

思维导图

段落层级在onenote中是个重要概念，在思维导图软件（例如Novamind）中同样如此！基于层级，可以很方便在onenote目录和思维导图之间进行转换。

在上一个回答（地址：onenote到底有多强大？如何高效应用它？附思维导图）中，已经详细举例说明了从目录到导图的转换，此处不再赘述。

在前面的“阅读神器”部分提到，在onenote中按规范阅读完一本书后可以在瞬间输出完整的思维导图成果图，大幅缩短了制图时间。为什么在onenote中阅读可以做到快速出图呢？当然是基于onenote良好的功能环境。

首先，onenote支持各种富文本，在onenote中可以很好地展示出一本电子书的全部内容；其次，onenote中有很多和层级相关的内置功能，例如折叠展开、选择指定层级等等，这些都能在阅读书籍和随书备注的相关细节上提供便利；最后，就是从笔记本-分区-页-子页这个目录层级，再到标题1至标题6这个页面内容层级，如此天然而细致的层级结构，足够将一本书拆解得清清楚楚，而借助宏脚本，可以轻松导出整个详细目录结构，而从目录TXT到思维导图成果，只需导图软件中的一步简单操作——“导入”即可。

阅读成果、CAS知识体系等所有思维导图成果都会陆续放在公众号“小斯想”上，回复“导图”即可获取。

7

插件：自定义功能扩展

Onetastic

onenote不支持VBA，插件Onetastic是个不错的替代品。

Onetastic的语法内容少且简单，比VBA容易得多，稍加了解便可快速上手写脚本。如果讨厌编程也没关系，Onetastic官网上目前已经超过600个现成脚本，常用功能基本都包含了，直接安装使用即可。

脚本通常意味着批量处理，其效率自然远远高于自己手动去逐个调整。若onenote用得频繁，肯定会经常出现一些固定的需要重复处理的操作，脚本是最好的解决办法。

例如我比较常用的脚本有：生成目录、统一图片尺寸、批量生成页面、批量处理特定段落、查找并高亮、查看段落时间属性等等二三十个，这些脚本基本都是我自己写或改写的，大部分已经分享过，公众号“小斯想”回复“onenote”即可获取相关资源。

OneCalendar是Onetastic中附带的一个日历工具，很好用的一个工具，用它可以很方便地查看onenote笔记的时间线。

COM加载项

Onetastic简单方便，但功能毕竟有限。如果觉得Onetastic不够用，可以试试COM加载项，可调用的相关工具包就很丰富了。

onenote本身已经相对冷门，对应的COM加载项编程就更加冷门了。想写onenote插件，得自己从头开始敲代码，而且相关的参考教程极少，基本得靠自己摸索。幸运的是，网上已经有一些不错的插件。

例如，我个人比较喜欢的插件功能有：日记本、收藏页面、样式风格定制、互链跳转批注、批量添加内容区块（日历、信息模板等）、批量调整图片、页面标签、代码高亮等等，这些功能目前还仅限于在我自己的桌面版onenote上正常折腾使用，等有时间测试后，会将插件文件分享出来，安装即可使用，感兴趣的可以保持关注。

8

日程管理利器：从搜集到规划

onenote是天然的知识系统管理工具，普通的信息记录、日程管理等工作自然也不在话下。内置功能再加上一些三方协同，可以轻松将onenote打造为日程管理利器。

GTD时间管理主要由两大部分构成：搜集篮、任务管理。

搜集篮，就是将所有待处理信息从你的大脑中清空，扔进搜集篮。谁来担任这个搜集篮呢？onenote客户端有个很好用的工具——徽章。现在的人，手机基本不离手，徽章能吸附在手机屏幕的一侧，可以随时随地点开记录灵感或信息。

定期处理搜集篮，将信息归类，做好任务规划。例如我采用了4张清单（对应4个onenote页面）管理任务：今日安排、本月计划、长期规划、将来也许。

今日安排在当天可能会被频繁查看，那么如何做到随时都能方便地跳转至该页面呢？我主要用过两种方法：

①. 协同AHK，可以一键将onenote日程管理页面（当然，也能切换到任意你想要贴边的页面）窗口贴边隐藏，鼠标移动至边界，窗口自动出现，鼠标离开窗口，窗口自动贴边隐藏。这样，你可以随时调出日程页面进行查看或修改。

②. 协同日记本插件，点击“日记”控件（或使用快捷键），即可跳转至今天的日记页面，今日安排和搜集篮均可以集成至日记中。

9

画布：示意图轻松画

onenote页面可以当成一张无限大的画布，除了记录笔记，还可以随心所欲地画图。而我个人则很喜欢用onenote来画示意图。

公众号小斯想上的很多内容配图和封面图，都是在onenote中加工出来的。onenote相当于一个小型的PS了，笔记容器、图片、手绘等页面元素都可以当成一个独立的图层，任意叠加组合后出图。之后若想调整，随时回来调整即可。

顺便再提一下用onenote迅速制作长图的的技巧。复制onenote页面中的内容，在某些三方编辑器（如QQ对话框、系统自带的画图工具等）中粘贴，当前选择区域的内容会自动变为一张图片，所见即所得。例如你在onenote中写了一篇图文并茂、排版优美的长文章，复制整个文章区域然后第三方粘贴，一张完美的长图就诞生了。

10

管理原则：CAS系统、奥卡姆剃刀

对我而言，onenote最核心的功能便是建立和管理知识系统。onenote用了这么多年，也逐渐建立起一套完善的管理规范。下面简单介绍一下我的个人管理经验。

我将分区定为知识系统的基本单位，也就是说，用一个分区管理一个主题的知识系统（例如onenote基础）。每个知识系统具体由两部分构成：CAS（抽象化的一套原则系统，包含六个固定页面：本质、目标、原则、框架、实践、反思）、具体内容。onenote基础部分的所有知识点，无论是具体的知识细节还是高效操作技巧或应用原则，都能在该分区下找到合适位置进行归类。

当你确定自己的管理范式后，就可以借用宏脚本快速建立知识体系的目录框架：

我的每个分区下都是以一套CAS开始的，这个页面组合可以用宏一键生成：

而如果你已经建立起某知识系统的具体框架目录，也可以用宏一键建立分区的互链目录页面：

当onenote内容越来越多时，可能会遇到管理灾难：出现越来越多模棱两可的分区。对于分区数量上的管理，建议使用奥卡姆剃刀：如无必要，勿增分区。如何判断是否必要？有个很简单的原则，当出现某个素材犹豫着该放哪个分区时，可能就该精简分区了。追求一个结果：要放时知道放哪，想找时能快速找到。

以上提到的大部分相关知识点或脚本文件，均可在公众号“小斯想”中找到，以后会陆续更新。